¿Cómo identificar los cuellos de botella que te hacen perder dinero?
Hoy, sin importar la industria en la que estemos, debemos tener una alta agilidad para realizar nuestros procesos. Los clientes exigen tiempos de respuesta menores, hay requerimientos de información de las autoridades tributarias y laborares y también de accionistas y hasta de proveedores. Para las empresas que dependen de sistemas hechos “en casa” u hojas de cálculo, que deben actualizarse constantemente y conciliarse manualmente, es casi imposible optimizar tiempos. El ritmo de los negocios va más rápido que nunca, lo que significa que los colaboradores de toda tu empresa necesitan acceso inmediato a los datos claves.
Cuando las ventas, el inventario y los datos de los clientes se mantienen por separado; pueden crear serios problemas en toda tu empresa. Si se agota uno de tus productos más demandados, las ventas se suspenderán hasta que llegue el próximo envío. Si un cliente llama para preguntar sobre su pedido y tu equipo no puede rastrearlo en breve para ver si se ha solicitado o si está disponible; tu empresa comenzará a desarrollar una mala reputación de confiabilidad y servicio.
Sin datos precisos de las ventas, la administración del inventario puede sufrir y el no tener la información más reciente de la contabilidad puede desencadenar un efecto dominó en todo; desde los presupuestos, marketing y hasta la nómina.
Si tu mezcla de sistemas incluye un software que se instala solo en las computadoras o equipo de tu empresa (on premise), las actualizaciones del sistema pueden ser más problemáticas de lo pensado. Estas actualizaciones son caras, demandan mucho tiempo y pueden deshacer las personalizaciones implementadas por el personal de TI.
Dicho esto, no es sorprendente que dos tercios de las medianas empresas estén utilizando versiones obsoletas de su software empresarial. En lugar de agregar más software -y complejidad- a un sistema que ya no es efectivo, la tecnología Enterprise Resource Planning (ERP)puede brindarte la agilidad para responder rápidamente a las cambiantes necesidades del negocio.
A continuación, te invitamos a reflexionar sobre las siguientes preguntas. Si la mayoría de estas son positivas, es hora de optimizar tus procesos de gestión para obtener un mejor rendimiento.
- ¿Tu personal de contabilidad utiliza un sistema diferente para controlar las cuentas cobrar/pagar?
- ¿Tus vendedores usan otro software para ingresar órdenes de pedidos?
- ¿El proceso para tomar pedidos, hacer que se cumplan y luego contabilizarlos es manual?
- ¿Tus colaboradores en bodega envían y reciben inventario con una solución distinta y adicional a la contable y la toma de pedidos?
- Si alguien te pregunta cuál es tu margen de ventas promedio, ¿te tomaría más de dos horas calcularlo o debes delegarlo a alguien más que se tardará ese tiempo?
- ¿Conoces y estás al tanto de otras métricas de rendimiento clave, como pedidos por día o ventas hasta la fecha?
- ¿Tus colaboradores dependen de facturas en papel y órdenes de compra?
- ¿Tu equipo pasa horas todas las semanas ingresando datos manualmente en diferentes sistemas contables y de ventas?
- ¿Los colaboradores se tardan días en consolidar o conciliar la información financiera entre sistemas y mediante hojas de cálculo?
- Si tienes distintos sistemas en tu empresa, ¿te has percatado tu equipo de TI pasa mucho tiempo logrando personalizar estos sistemas, integrarlos y mantenerlos actualizados o con parches?
¿Qué hacer?
Un software ERP integra estos sistemas para que cada función comercial se centralice en una única base de datos. Una solución ERP rompe los atascos de información, ayuda al personal a tomar mejores decisiones más rápidamente y libera el tiempo para trabajar en ejercicios de mayor valor como ayudar a que el negocio crezca aún más rápido.
Este tipo de software hace posible a los ejecutivos obtener una visión integral de las operaciones comerciales en cualquier momento, al mismo tiempo que otro usuario puede obtener la información que necesita para realizar su trabajo de manera más efectiva. Por ejemplo, los representantes de ventas deberían poder ver el historial de transacciones de un cliente y mejorar de forma más proactiva las tasas de renovación al tiempo que aumentan las oportunidades de ventas adicionales y ventas cruzadas.
Con todas las finanzas en una única base de datos, el personal de contabilidad no tendrá que invertir más tiempo del necesario publicando información de forma cruzada, modificando números o conciliando datos. Su personal de contabilidad será más productivo, liberándolos para entregar informes críticos sin demoras y frustración.
Con un sistema ERP, el personal en cada departamento tendrá acceso a la misma información actualizada en tiempo real. Los representantes orientados al cliente podrán responder a las preguntas de estos sobre el estado del pedido y del envío, el estado del pago, los problemas del servicio, etc., sin tener que colgar el teléfono y consultar con otro departamento. Lo ideal es que cada cliente simplemente pueda conectarse a su cuenta y ver el estatus de la información, al mismo tiempo que el gerente del almacén podrá ver que las existencias están bajando y puede reordenar.
Por todas estas razones, considera un proveedor de ERP basado en la nube. Con un sistema cloud, las actualizaciones ya no son un problema y las nuevas funciones son fáciles de agregar a medida que tu negocio crece y cambia.
